Materi ke 2 Analisis dan desain jabatan

 

Pengertian Analisis dan Desain Jabatan

1. Analisis Jabatan

Analisis jabatan (job analysis) adalah proses sistematis untuk mengumpulkan, mencatat, dan mengevaluasi informasi mengenai tugas-tugas, tanggung jawab, keterampilan, pengetahuan, dan kondisi kerja dari suatu jabatan tertentu dalam suatu organisasi.

Menurut Werther dan Davis (1996) :

"Analisis jabatan adalah proses memperoleh informasi tentang tugas-tugas yang berkaitan dengan suatu pekerjaan."

Menurut Mathis dan Jackson (2011) :

"Analisis jabatan adalah proses untuk mempelajari dan mengumpulkan informasi yang berkaitan dengan operasi dan tanggung jawab spesifik suatu pekerjaan."

2. Desain Jabatan

Desain jabatan (job design) adalah proses penyusunan atau pengaturan kembali isi pekerjaan dan sistem kerja agar sesuai dengan tujuan organisasi serta kebutuhan dan kepuasan karyawan.

Menurut Robbins dan Coulter (2016) :

"Desain jabatan adalah proses mengorganisasi tugas, tanggung jawab, dan hubungan pekerjaan untuk mencapai tujuan organisasi dan motivasi kerja."

B. Tujuan Analisis dan Desain Jabatan

1. Menentukan struktur organisasi yang efisien dan efektif.

2. Menyusun uraian dan spesifikasi jabatan.

3. Menyesuaikan antara kebutuhan organisasi dan potensi tenaga kerja.

4. Menjadi dasar dalam perekrutan, pelatihan, penilaian kinerja, dan kompensasi.

5. Mengurangi konflik peran dan tumpang tindih tugas.

6. Meningkatkan motivasi dan kepuasan kerja.

C. Manfaat Analisis dan Desain Jabatan

1. Manajemen SDM yang Lebih Tepat : Menyediakan data akurat untuk semua fungsi SDM.

2. Penentuan Kebutuhan Pelatihan : Mengetahui gap kompetensi karyawan.

3. Evaluasi Jabatan dan Penggajian : Menyusun sistem kompensasi yang adil.

4. Pengembangan Karier : Menjadi dasar jalur promosi dan rotasi.

5. Kepatuhan Hukum : Memastikan deskripsi kerja sesuai peraturan ketenagakerjaan.

D. Komponen Analisis Jabatan

Uraian Jabatan (Job Description) :  Menjelaskan tugas, tanggung jawab, dan ruang lingkup kerja suatu jabatan.

Spesifikasi Jabatan (Job Specification) : Menjelaskan kualifikasi minimal, keterampilan, pendidikan, dan pengalaman yang dibutuhkan.

Standar Kinerja (Performance Standards) : Tolok ukur atau target yang harus dicapai oleh pemegang jabatan.

E. Proses Analisis Jabatan

1. Perencanaan dan Persiapan : Menentukan jabatan yang akan dianalisis dan metode yang digunakan. 
2. Pengumpulan Data : Observasi, wawancara, kuesioner, dan dokumentasi. 
3. Pengolahan dan Evaluasi Data : "Mengkaji ulang informasi untuk keakuratan. 
4. Penyusunan Uraian dan Spesifikasi Jabatan : 
5. Menyusun hasil analisis dalam bentuk tertulis. 
6. Validasi dan Pemeliharaan : Mengevaluasi dan memperbarui secara berkala.

F. Metode Pengumpulan Data Analisis Jabatan

1. Wawancara : Bertanya langsung pada karyawan dan atasan. 
2. Observasi Langsung : Mengamati langsung pekerjaan yang dilakukan. 
3. Kuesioner : Mengisi formulir informasi jabatan oleh pemegang jabatan. 
4. Log Harian (Diary Method) : Karyawan mencatat aktivitas harian secara rinci.

G. Jenis-jenis Desain Jabatan

1. Job Enlargement (Perluasan Pekerjaan) :  

Menambahkan variasi tugas horizontal untuk mengurangi kejenuhan.

2. Job Enrichment (Pengayaan Pekerjaan) : 

Menambahkan tanggung jawab dan otonomi (vertikal) agar pekerjaan lebih menantang.

3. Job Rotation (Rotasi Pekerjaan) : 

Memindahkan karyawan dari satu posisi ke posisi lain dalam rentang waktu tertentu.

4. Flextime dan Telecommuting : 

Memberi fleksibilitas waktu dan tempat kerja untuk menyesuaikan kebutuhan pribadi.

H. Tantangan dalam Analisis dan Desain Jabatan

1. Perubahan teknologi yang cepat. 
2. Perubahan struktur organisasi. 
3. Dinamika pasar tenaga kerja. 
4. Kebutuhan untuk fleksibilitas dan kerja hybrid. 
5. Tuntutan akan inklusi dan keberagaman.

I. Contoh Uraian dan Spesifikasi Jabatan (Singkat)

Nama Jabatan : staf Administrasi

Tugas Pokok : Mengelola dokumen, korespondensi, dan laporan keuangan bulanan.

Tanggung Jawab :

1. Menyusun laporan mingguan
2. Mengarsip data
3. Membantu tugas manajer unit
4. Kualifikasi : 
5. Pendidikan minimal D3 Administrasi
6. Pengalaman kerja 1 tahun
7. Menguasai Microsoft Office
8. Standar Kinerja : 
9. Ketepatan laporan 100%
10. Waktu pengarsipan maksimal 24 jam

J. Kesimpulan

Analisis dan desain jabatan merupakan elemen fundamental dalam manajemen SDM yang membantu organisasi memahami kebutuhan jabatan secara menyeluruh dan menyusunnya agar relevan dengan tujuan strategis. Proses ini tidak hanya bermanfaat bagi organisasi, tetapi juga menciptakan kepuasan dan perkembangan bagi individu yang mengisi jabatan tersebut.

DAFTAR PUSTAKA

1. Dessler, G. (2017). Human Resource Management. 15th Edition. Pearson Education.

2. Mathis, R. L., & Jackson, J. H. (2011). Human Resource Management. South-Western Cengage Learning.

3. Robbins, S. P., & Coulter, M. (2016). 

Management. 13th Edition. Pearson Education.

4. Werther, W. B., & Davis, K. (1996). Human Resources and Personnel Management. McGraw-Hill.

5. Handoko, T. Hani. (2001). Manajemen Personalia dan Sumber Daya Manusia. BPFE Yogyakarta.

6. Siagian, Sondang P. (2008). Manajemen Sumber Daya Manusia. Bumi Aksara.